Avis de confidentialité du service des Ressources humaines

Déclaration générale

Le groupe Liverpool School of Tropical Medicine (LSTM) s’engage à assurer la protection de votre vie privée, et à ne traiter les données personnelles que conformément à la législation la plus récente en matière de protection des données.

Nous recueillons des informations concernant les personnes qui postulent pour travailler parmi nous et sur les employés passés et actuels pour des intérêts commerciaux légitimes. Notre politique est présentée ci-dessous, et nous nous y référerons lorsque nous devrons communiquer avec vous. Nous tiendrons cette politique à jour en la modifiant lorsque nous apporterons des changements aux modes de traitement de vos données personnelles.

LSTM est le responsable du traitement des informations qu’il détient, ou détiendra, à votre propos. Les questions générales sur la protection des données doivent être adressées au délégué à la protection des données dataprotection@lstmed.ac.uk. Si vous avez des questions particulières concernant les informations personnelles collectées dans le cadre de votre candidature ou de votre emploi chez LSTM, vous pouvez nous contacter en envoyant un courriel à hr@lstmed.ac.uk ou par courrier postal, à l’adresse suivante : Global Director of HR, Liverpool School of Tropical Medicine, Pembroke Place, L3 5QA.

Finalités de la collecte de données

Le présent avis de confidentialité relatif à la protection des données décrit la manière dont nous traitons les données personnelles des personnes qui postulent une offre d’emploi, ou qui sont, ou ont été par le passé employées par LSTM, WTC ou IVCC.

Quelles informations sont collectées, et quelle est la base juridique de la collecte des données?

Nous ne recueillons pas les mêmes informations selon que vous postulez un emploi ou que vous travaillez chez nous.

Au moment de la candidature, nous pouvons recueillir des informations telles que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, les qualifications, l’expérience professionnelle, les coordonnées des référents et le statut d’immigration actuel.

Pour les employés, nous pouvons collecter les informations ci-dessus, ainsi que d’autres informations, y compris, mais sans s’y limiter, les détails du compte bancaire, les informations de paiement, le statut fiscal et les registres de présence. Pour garantir l’exactitude et la mise à jour des données que nous détenons à votre sujet, nous vous demanderons de mettre à jour vos coordonnées.

Nous recueillons auprès de vous des données personnelles et des catégories particulières de données. Il peut s’agir de données susceptibles de présenter des risques importants pour vos libertés et droits fondamentaux, en vous exposant à une discrimination illégale par exemple, telles que des données relatives à :

• l’âge
• la santé et le handicap (y compris les informations relatives à l’aptitude au travail)
• le changement de sexe
• l’état civil (des employés uniquement, pour l’administration des pensions)
• la grossesse et maternité (des employés uniquement, aux fins du congé maternité et de la rémunération s’y rapportant)
• l’origine raciale ou ethnique, ainsi que la nationalité
• les convictions religieuses ou philosophiques
• le sexe
• l’orientation sexuelle

Avis de confidentialité du service des Ressources humaines

Dans les cas où une vérification DBS ou d’autres types de casier judiciaire est nécessaire pour le poste pour lequel vous posez votre candidature ou que vous occupez, nous pouvons également recevoir des informations concernant des délits et condamnations pénales.

Nous n’utilisons vos données que dans la mesure où nous avons le droit de le faire. Les bases juridiques suivantes s’appliquent pour notre traitement de vos données personnelles :

• Pour les données personnelles:
• Lorsque c’est nécessaire pour l’exécution d’un contrat que vous pourriez avoir conclu avec nous (par exemple, un contrat de travail), ou pour prendre des mesures en vue de conclure un tel contrat (par exemple, par nos services de recrutement et de sélection)
• Lorsque nous avons une obligation légale de traiter les données
• Lorsque cela est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes
• Pour les catégories particulières de données:
• Lorsque vous les avez manifestement rendues publiques
• Lorsque nous avons une obligation légale de traiter les données
• Lorsque cela est nécessaire à des fins statistiques.

Outre les bases susmentionnées, nous pouvons également traiter vos données pour d’autres raisons lorsque nous avons votre accord expressément exprimé et librement consenti pour ce faire, notamment pour les données sur l’ethnicité ou la religion.

Vos données seront traitées au Royaume-Uni, qui n’est plus membre de l’Union européenne.

Qui collecte les données?

Les informations sont collectées par LSTM par l’intermédiaire de notre site de candidature en ligne, de notre site ESS (Employee Self Service), de formulaires de renseignements personnels hors ligne, par les membres de l’équipe des ressources humaines et, pour les postes concernés, par des services partenaires, par exemple pour ce qui est des vérifications et des évaluations préalables à l’embauche. Votre supérieur hiérarchique pourra également recueillir des données liées à votre emploi, par exemple sur votre assiduité et/ou vos performances.

Comment les informations sont-elles collectées?

Nous pouvons recueillir des informations vous concernant chaque fois que vous interagissez avec nous. Par exemple, lorsque vous postulez un poste, participez à un entretien, rejoignez l’une de nos organisations ou nous communiquez toute autre information personnelle. Les personnes se trouvant dans les bâtiments de LSTM sont enregistrées sur les caméras de vidéosurveillance conformément à notre code de bonnes pratiques relatives à l’utilisation des circuits de vidéosurveillance.

Nous pouvons également recevoir des informations vous concernant de la part de tiers, par exemple dans le cadre de référencement professionnel ou de vérifications préalables à l’embauche, mais uniquement si vous leur avez donné la permission de communiquer vos informations.

Quand nous contacterons-vous?

Si vous avez postulé un poste auprès de LSTM, WTC ou IVCC, nous vous contacterons pour vous informer de l’évolution de vos candidatures. En tant qu’employeur, nous vous contacterons à des fins liées à votre emploi.

Comment les informations sont-elles utilisées, stockées et protégées?

Nous utilisons vos informations pour :

• L’administration de votre demande d’emploi, et toute période ultérieure d’emploi au sein de LSTM, IVCC ou WTC
• La recherche interne, le profilage et l’analyse pour évaluer l’efficacité de nos politiques, y compris les catégories particulières de données pour notre politique d’égalité des chances
• Les obligations statutaires de LSTM en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, par exemple, dans la communication d’informations sur les employés à l’ Agence des statistiques de l’enseignement supérieur (HESA), Research England, et pour satisfaire à l’obligation d’égalité du secteur public (tant pour les candidats et les employés).

Vos données seront conservées électroniquement dans un logiciel de ressources humaines fourni par des sociétés de logiciels tierces de confiance. Toutes les copies papier des informations personnelles seront conservées en toute sécurité sur le site, accessibles uniquement aux employés autorisés, et transférées dans une installation d’archivage sécurisée où elles resteront jusqu’à leur destruction.

Si votre emploi est soumis à une vérification du DBS ou d’autres types de casiers judiciaires, ces données seront utilisées, stockées et protégées conformément aux directives actuelles du DBS.

Avec qui les informations seront-elles partagées ?

La loi nous oblige à partager des données personnelles avec certaines organisations, par exemple HMRC. Nous ne partagerons que les informations requises.

LSTM peut également être amené à partager des données personnelles telles que votre nom, vos dates d’emploi et votre salaire actuel avec des organismes de financement/partenaires qui dirigent une demande de financement et leurs auditeurs mandatés. Les données peuvent être partagées lorsque nous demandons des fonds pour votre emploi, ou pendant les processus d’audit de LSTM et de nos bailleurs de fonds. Nous fournirons le minimum de données requises dans chaque cas de figure, et vos données ne seront fournies que si votre salaire est pris en charge par l’organisme bailleur de fonds.

Nous devons également partager des informations afin de remplir les obligations statutaires de LSTM en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, par exemple en communiquant des informations sur les employés à la Higher Education Statistics Agency (HESA), à Research England, et pour satisfaire à l’obligation d’égalité du secteur public (pour les candidats et les employés). En tant qu’autorité publique, nous avons l’obligation légale de divulguer des informations en vertu de la « Freedom of Information Act » (Loi sur la liberté d’information) ou des Règlements nationaux en matière d’information sur l’environnement, qui peuvent inclure des informations personnelles sur les personnes travaillant pour LSTM. Nous vous en parlerons, le cas échéant, avant de divulguer de telles informations.

Lorsque vous avez postulé un poste et qu’un membre du comité de sélection appartient à une autre organisation, nous partagerons les informations nécessaires pour prendre une décision liée à ce processus de sélection.

Si vous réussissez à obtenir un poste nécessitant une vérification du DBS, les informations que vous fournirez sur le formulaire de demande de vérification du DBS seront transmises à un organisme de coordination à des fins de contre-signature avant d’être communiquées au DBS.

Vos données pourront également être partagées avec notre ou nos prestataires de services de santé au travail afin de vérifier votre aptitude au travail et de vous permettre d’accéder aux services de soutien nécessaire.

Si nous vous parrainons pour que vous puissiez travailler au Royaume-Uni, nous devrons communiquer vos données aux services des Visas et l’immigration au Royaume-Uni (UKVI) et, si l’UKVI l’exige, avec la police, pour faciliter votre demande d’autorisation de séjour au Royaume-Uni et remplir nos obligations de parrainage.

Nous pourrons partager, le cas échéant, des catégories particulières de données (telles que l’âge, le sexe et l’état civil) avec des fournisseurs de prestations sociales (par exemple, des organismes fournisseurs de pensions). Dans les cas où vous ne puissiez pas forcément continuer à travailler pour des raisons de santé, nous pourrons également être amenés à communiquer des informations sur votre santé à votre organisme de retraite.

Si nécessaire, nous pourrons partager des données à caractère personnel avec nos conseillers juridiques, par exemple pour faciliter la gestion de toute réclamation de votre part.

Nous pourrons également partager des données personnelles avec des prestataires de formation tiers pour permettre votre inscription à une formation et la gestion continue de celle-ci.

Occasionnellement, nous partagerons des données personnelles avec des consultants sur des projets de gestion convenus qui répondent à nos exigences en matière de gouvernance.

Nous ne partagerons pas vos données avec d’autres organisations, sauf si vous nous en avez donné l’autorisation, ou si vous l’avez donnée au tiers qui nous les demande. Ces tiers peuvent être des organismes de crédit, des agents immobiliers, des employeurs passés ou futurs/potentiels. Pour le personnel employé, nous utiliserons les coordonnées d’urgence que vous avez fournies dans l’ESS si nous avons des inquiétudes quant à votre bien-être. Il est de votre responsabilité de vous assurer que leurs coordonnées sont exactes. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts et mettre à jour les informations à tout moment.

Vos droits, et comment découvrir les informations que nous détenons sur vous

Vous avez certains droits, notamment:

• Le droit d’obtenir l’accès à vos données personnelles (et savoir quelles données personnelles vous concernant nous détenons)
• Le droit de faire rectifier les données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes
• Le droit de demander la suppression ou le retrait des données à caractère personnel lorsque nous ne sommes pas autrement autorisés à conserver et à traiter ces données, et qu’il n’existe aucune raison impérieuse de poursuivre leur traitement
• Le droit de restreindre ou de supprimer le traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances
• Le droit de s’opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances
• Le droit de retirer le consentement à tout moment, le cas échéant
• Le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance du Royaume-Uni (l’Information Commissioner’s Office): https://ico.org.uk/for-the-public/raising-concerns/

Comment nous contacter

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, comme notamment faire une demande d’accès, à titre de personne concernée, pour obtenir les informations détenues par le service des Ressources humaines, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : hr@lstmed.ac.uk ou Global Director of RH, Liverpool School of Tropical Medicine, Pembroke Place, Liverpool, L3 5QA.

Les questions générales sur la protection des données au sein de LSTM doivent être adressées au délégué à la protection des données dataprotection@lstmed.ac.uk.

Vous trouverez des informations complémentaires ici : http://www.lstmed.ac.uk/privacy-statement